sekolahmedan.com

Loading

contoh surat dinas sekolah

Artikel

contoh surat dinas sekolah

Contoh Surat Dinas Sekolah: Panduan Lengkap dan Contoh Penggunaannya

Surat dinas sekolah, atau surat resmi sekolah, merupakan dokumen penting yang digunakan untuk berbagai keperluan administrasi dan komunikasi internal maupun eksternal sekolah. Surat ini memiliki format dan struktur khusus yang membedakannya dari surat pribadi atau jenis surat lainnya. Pemahaman mendalam tentang contoh surat dinas sekolah dan cara penulisannya sangat krusial bagi staf sekolah, guru, dan bahkan siswa yang terlibat dalam organisasi. Artikel ini akan membahas secara komprehensif berbagai contoh surat dinas sekolah, elemen-elemen pentingnya, serta tips untuk menulis surat dinas sekolah yang efektif.

Elemen-Elemen Penting dalam Surat Dinas Sekolah

Sebelum membahas contoh surat dinas sekolah, penting untuk memahami elemen-elemen yang wajib ada dalam sebuah surat dinas sekolah:

  1. Kop Surat (Kop Surat): Kop surat berisi identitas sekolah secara lengkap. Ini mencakup nama sekolah, alamat lengkap, nomor telepon, alamat email, dan logo sekolah (jika ada). Kop surat diletakkan di bagian atas surat dan berfungsi sebagai identitas resmi pengirim.

  2. Nomor Surat: Nomor surat berfungsi untuk mengidentifikasi dan mengarsipkan surat secara sistematis. Format penomoran surat biasanya mengikuti aturan yang ditetapkan oleh sekolah, seringkali mencakup kode sekolah, nomor urut surat, bulan, dan tahun. Contoh: 025/SMA-ABC/VIII/2023.

  3. Tanggal Surat: Tanggal surat menunjukkan kapan surat tersebut ditulis. Format tanggal yang umum digunakan adalah tanggal, bulan, dan tahun. Contoh: 17 Agustus 2023.

  4. Perihal/Hal: Perihal atau hal surat menjelaskan secara singkat tujuan atau isi surat. Perihal harus ditulis secara jelas dan ringkas agar penerima surat dapat dengan cepat memahami maksud surat tersebut. Contoh: Perihal: Permohonan Izin Kegiatan Perkemahan.

  5. Lampiran: Jika surat menyertakan dokumen tambahan, sebutkan jumlah lampiran di bagian ini. Contoh: Lampiran: 2 (dua) berkas.

  6. Alamat Tujuan: Alamat tujuan menunjukkan kepada siapa surat tersebut ditujukan. Penulisan alamat tujuan harus lengkap dan jelas, termasuk nama penerima, jabatan (jika ada), dan alamat instansi atau individu yang dituju.

  7. Salam Pembukaan: Salam pembuka digunakan untuk membuka surat dengan sopan. Salam pembuka yang umum digunakan adalah “Dengan hormat,”.

  8. Isi surat: Isi surat merupakan bagian inti dari surat yang menyampaikan pesan atau informasi yang ingin disampaikan. Isi surat harus ditulis secara jelas, lugas, dan terstruktur dengan baik. Hindari penggunaan bahasa yang ambigu atau bertele-tele.

  9. Salam Penutup: Salam penutup digunakan untuk mengakhiri surat dengan sopan. Salam penutup yang umum digunakan adalah “Hormat kami,”.

  10. Tanda Tangan dan Nama Jelas: Surat dinas sekolah harus ditandatangani oleh pihak yang berwenang, biasanya kepala sekolah atau pejabat lain yang ditunjuk. Di bawah tanda tangan, cantumkan nama jelas dan jabatan penanda tangan.

  11. Tembusan (Jika Ada): Tembusan menunjukkan kepada siapa saja surat tersebut diberikan salinannya. Tembusan dicantumkan di bagian bawah surat.

Contoh Surat Dinas Sekolah dan Penjelasannya

Berikut adalah beberapa contoh surat dinas sekolah yang umum digunakan, beserta penjelasannya:

1. Surat Pemberitahuan Kegiatan Sekolah

[Kop Surat Sekolah]

Nomor: 010/SMA-XYZ/VII/2023
Tanggal: 10 Juli 2023
Perihal: Pemberitahuan Kegiatan Masa Orientasi Siswa (MOS)
Lampiran: 1 (satu) lembar

Kepada Yth.
Orang Tua/Wali Murid Kelas X
SMA XYZ
di Tempat

Dengan hormat,

Sehubungan dengan akan dimulainya tahun ajaran baru 2023/2024, kami memberitahukan bahwa SMA XYZ akan menyelenggarakan kegiatan Masa Orientasi Siswa (MOS) bagi siswa baru kelas X. Kegiatan ini bertujuan untuk memperkenalkan lingkungan sekolah, program pembelajaran, serta nilai-nilai yang dijunjung tinggi oleh SMA XYZ.

Kegiatan MOS akan dilaksanakan pada:

  • Hari/Tanggal: Senin-Rabu, 17-19 Juli 2023
  • Waktu: 07.00 – 15.00 WIB
  • Tempat: Lingkungan SMA XYZ

Kami mengharapkan kehadiran putra/putri Bapak/Ibu pada kegiatan tersebut. Atas perhatian dan kerjasamanya, kami ucapkan terima kasih.

Hormat kami,
[Tanda Tangan]
Drs. Budi Santoso, M.Pd.
Kepala Sekolah

Tembusan:

  1. Wakil Kepala Sekolah Bidang Kesiswaan
  2. Arsip

Penjelasan: Surat ini memberitahukan kepada orang tua/wali murid tentang kegiatan MOS yang akan dilaksanakan. Isi surat mencakup tujuan kegiatan, waktu, tempat, dan harapan kehadiran siswa.

2. Surat Izin Mengikuti Kegiatan di Luar Sekolah

[Kop Surat Sekolah]

Nomor: 015/SMA-ABC/VIII/2023
Tanggal: 15 Agustus 2023
Perihal: Izin Mengikuti Lomba Debat Bahasa Inggris Tingkat Nasional
Lampiran: –

Kepada Yth.
Bapak/Ibu Guru Wali Kelas XI IPA 1
SMA ABC
di Tempat

Dengan hormat,

Sehubungan dengan terpilihnya siswa kami, [Nama Siswa]kelas XI IPA 1, sebagai peserta Lomba Debat Bahasa Inggris Tingkat Nasional yang akan diselenggarakan di Universitas Indonesia pada tanggal 21-23 Agustus 2023, kami mohon izin untuk siswa tersebut tidak mengikuti kegiatan belajar mengajar selama periode tersebut.

Kami akan memastikan bahwa siswa tersebut tetap mengerjakan tugas-tugas yang diberikan oleh Bapak/Ibu guru dan akan mengikuti ujian susulan jika diperlukan.

Atas perhatian dan kerjasamanya, kami ucapkan terima kasih.

Hormat kami,
[Tanda Tangan]
Dra. Ani Susanti
Guru Pembimbing Debat Bahasa Inggris

Tembusan:

  1. Kepala Sekolah
  2. Siswa yang bersangkutan

Penjelasan: Surat ini memohon izin kepada guru wali kelas agar siswa yang bersangkutan dapat mengikuti lomba di luar sekolah. Surat ini menjelaskan alasan ketidakhadiran siswa dan jaminan untuk tetap menyelesaikan tugas.

3. Surat Undangan Rapat Komite Sekolah

[Kop Surat Sekolah]

Nomor: 020/Komite/SMA-DEF/IX/2023
Tanggal: 5 September 2023
Perihal: Undangan Rapat Komite Sekolah
Lampiran: –

Kepada Yth.
Bapak/Ibu Anggota Komite Sekolah
SMA DEF
di Tempat

Dengan hormat,

Bersama surat ini, kami mengundang Bapak/Ibu untuk hadir dalam Rapat Komite Sekolah yang akan diselenggarakan pada:

  • Hari/Tanggal: Sabtu, 16 September 2023
  • Waktu: 09.00 – 12.00 WIB
  • Tempat: Ruang Rapat SMA DEF
  • Agenda:
    1. Evaluasi Program Kerja Komite Sekolah Tahun 2022/2023
    2. Penyusunan Program Kerja Komite Sekolah Tahun 2023/2024
    3. Yang lain

Mengingat pentingnya acara tersebut, kami mengharapkan kehadiran Bapak/Ibu tepat waktu. Atas perhatian dan partisipasinya, kami ucapkan terima kasih.

Hormat kami,
[Tanda Tangan]
[Nama Ketua Komite Sekolah]

Ketua Komite Sekolah

Tembusan:

  1. Kepala Sekolah

Penjelasan: Surat ini mengundang anggota komite sekolah untuk menghadiri rapat. Surat ini mencantumkan waktu, tempat, dan agenda rapat secara jelas.

Tips Menulis Surat Dinas Sekolah yang Efektif

  • Gunakan Bahasa Baku: Gunakan bahasa Indonesia yang baik dan benar sesuai dengan kaidah tata bahasa. Hindari penggunaan bahasa gaul atau bahasa informal.
  • Tulis dengan Jelas dan Ringkas: Sampaikan pesan atau informasi secara jelas, lugas, dan ringkas. Hindari penggunaan kalimat yang bertele-tele atau ambigu.
  • Perhatikan Format: Ikuti format surat dinas sekolah yang standar. Pastikan semua elemen penting tercantum dengan benar.
  • Periksa Kembali: Sebelum mengirim surat, periksa kembali tata bahasa, ejaan, dan format penulisan. Pastikan tidak ada kesalahan.
  • Gunakan Nada Sopan: Gunakan nada sopan dan hormat dalam menulis surat.

Dengan memahami elemen-elemen penting, contoh surat dinas sekolah, dan tips penulisan yang efektif, staf sekolah, guru, dan siswa dapat membuat surat dinas sekolah yang profesional dan efektif untuk berbagai keperluan.

Comments 0